هر مدیری برای تجهیز شرکت خود ملزم به خرید مبلمان اداری است . گاهی اوقات با برنامه ریزی ، فکر و تمهیدات لازم برای شروع کار و گاهی اوقات برای جبران ، مثلا خرید یک صندلی  به جای صندلی شکسته ی یکی از کارمندان یا خرید میز جدید برای کارمندان جدید . به هر حال قبل از خرید ، باید نکاتی را مد نظر قرار داد .

1 – بودجه خرید

تأمین بودجه ی مالی خرید در ابتدای کار ، آسان نیست . هزینه ی پرداخت شده در واقع یک سرمایه گذاری است . شما باید به سرمایه گذارانی که به شما اعتماد کرده اند ، نشان دهید که پولی که دراختیار شما قرار داده شده است ، را عاقلانه خرج می کنید . بنابراین قبل از خرید باید بودجه را در نظر بگیرید . می خواهید چقدر بابت هر میز یا صندلی ، پارتیشن دوجداره و کمد اداری هزینه کنید ؟ مشخص کردن بودجه خرید شما در ابتدا بدون این که از کیفیت کار بکاهد ، دامنه ی انتخاب شما را محدود تر خواهد کرد .

این خیلی منطقی است که شرکت شما برای خرید و تعمیر وسایل اداری بودجه ای را در نظر گرفته باشد . به هر حال ، این به این معنی نیست که شما می توانید هر آنچه را که می خواهید بخرید . بهتر است در عین حال که به بودجه فکر می کنید ، کیفیت را هم در نظر بگیرید . می توانید نظر سنجی کرده و یا حتی دوری زده و از فروشگاههایی که محصولات خود را با قیمت خوبی ارائه می دهند سوال کنید . با مقایسه ی آنها می توان فهمید که کدام یک بهترین است ، حتی گاهی اوقات مشاهده می کنید که در دو فروشگاه یک نوع محصول ممکن است با قیمت های متفاوت عرضه شود که در این صورت مطمئنا باید محصولی با قیمت کم تر را تهیه کرد . بعد از این که فروشگاه مورد نظر خود را پیدا کردید ، اعتماد و ارتباط در این مرحله ضروری است . در خیلی از مواقع وقتی مشتری همیشگی فروشگاهی می شوید و می توانید از تخفیف های خاص مشتریان برخوردار شوید . واقعا خرید مبلمانی برای شرکت به طرح خیلی دقیقی احتیاج دارد ، زیرا شما آنها را برای خود نمی خواهید بلکه برای گروهی از افراد می خواهید . حتی توصیه می شود که در صورت امکان و در صورت داشتن بودجه ی کافی ، بهترین و مناسب ترین محصول را انتخاب کنید . بهتر است در این مورد نظرات و پیشنهادات کارمندان را هم جویا شوید . به طور کلی شما باید از خود بپرسید : کارمندان این شرکت به چه نوع مبلمانی احتیاج دارند ؟ این سوال جنبه های طراحی و کاربردی را هم شامل می شود . مطمئنا نظراتی که خود کارمندان در مورد محل کار دارند ، در صورتی که منطقی و قابل اجرا باشد باید در نظر گرفته شوند . نکته ی مهم دیگر این است که باید اطلاعاتی را که در مورد انواع مبلمان اداری که برای سلامتی مفید هستند کسب کنیم . به عنوان مثال ، صندلی ها و میزها باید کاملا از بدن کارمندان حمایت کرده و سلامتی آنها رادر نظر بگیرد تا کارمند راحت تر بتواند مطلبی بنویسد ، تایپ کند ، بخواند و کارهای لازم دیگر را انجام دهد .

2 – در نظر گرفتن نیازها در زمان خرید

کارمندان بیشتر روز را  پشت میز خود می نشینند و کار می کنند ، به همین دلیل فراهم کردن یک میز و صندلی راحت برای آنها یک ضرورت محسوب می شود . امروزه صندلی ها و میزهای ارگونومیک بیشتر مورد تأیید هستند زیرا بر طبق مطالعات انجام شده از نظر سلامتی ، کار کردن با این نوع مبلمان بسیار راحت تر است . با افزایش این تولیدات در بازار ، شما می توانید با قیمتی مناسب و معقول آنها را خریداری کنید .

می توانید علاوه بر میز و صندلی ، وسایل دیگر را هم  تهیه کرده و دکوراسیون داخلی شرکت را بر حسب نوع فعالیت کاری خود ،  طراحی کنید. آیا هدف شما ایجاد محیطی صمیمی شبیه کافی شاپ است که افراد بتوانند با هم در ارتباط بوده و تشریک مساعی نمایند ؟ اگر این طور است ، یک میز کار گروهی بزرگ و چند تا صندلی برای تهیه ی چنین فضایی لازم است . آیا شما در فکر فضایی خصوصی تر هستید که کارمندان بتوانند در آن تمرکز بیشتری داشته باشند ؟ مثل جایی که با پارتیشن اداری دو جداره بلند از هم جدا شده است . در این صورت باید میزهایی را تهیه کنید که با پارتیشن مجزا بشوند . طرح شما هر چه که باشد ، به خاطر داشته باشید که انتخاب شما باید به گونه ای باشد که محیطی مساعد برای کار ایجاد کند .

زمانی که هر روز ساعات طولانی را صرف نشستن بر روی نامناسب ترین صندلی دنیا در حال کار بر روی یک تمبر پستی به عنوان یک شغل خدماتی می گذرانید ،کارآمد و خلاق بودن بسیار دشوار خواهد بود . نقش کلیدی دکوراسیون شرکت در خلاقیت و کارایی فرد در هنگام انجام کارها ، یک واقعیت غیر قابل انکار شده است به طوری که داشتن میز و صندلی مناسب می تواند بهره وری کارکنان را افزایش داده و از این رو موجب افزایش سود حاصله گردد . فکر کردن به چنین موضوعی شگفت انگیز است اما در حقیقت مبلمان می تواند تاثیر مستقیمی بر حجم معاملات شرکت شما داشته باشد . این که شما به دنبال مبلمان جدید ، مبلمان ارگونومیک ، سفارشی ساز ، دست دوم و یا مدل های دیگری هستید .

3 – انعطاف پذیری و کاربردی بودن

مطلب دیگری که باید در مورد مبلمان اداری در نظر گرفت ، کاربردی بودن آن است . برای مثال آیا میز شما جایی برای نگهداری کمد فایل دارد؟ می توانید پاهای خود را کاملا دراز کنید و یا چرت کوتاهی پشت میز خود بزنید ؟ و آیا کارمندان پشت این میز به اندازه ی کافی احساس راحتی می کنند ؟ اگر پاسخ شما مثبت است ، در این صورت سرمایه گذاری عاقلانه ای داشته اید . طرحی که برای چند کارایی مختلف کاربرد دارند ، همیشه بهترین انتخاب هستند . اگر بتوانید دکوراسیون اداری را طراحی کنید که هم کاربردی باشد و هم هزینه ی متعادلی داشته باشد ، با یک تیر دو نشان زده اید .

درواقع به غیر از مبلمان اداری موجود در خانه ی شما ، چیدمان محل کار هم باید کاربردی تر باشد و برای موارد مختلف باید بتوان از آنها استفاده کرد .. درواقع باید به گونه ای باشد که در صورتی که استفاده نشدند ، بتوان به راحتی آنها را نگهداشت . همانطور که می دانید شرکت باید گاهی اوقات برای نیازهای خاصی تغییر دکوراسیون داده شود . در این بین آنها باید برای نیازهای کاربران تنظیم شده و سفارشی ساز شوند . مدیران ممکن است صندلی بلند دوست داشته باشند در حالی که دیگران ممکن است صندلی های کوتاهتر را ترجیح دهند .

4 –  اندازه و ابعاد

عاقلانه این است که اندازه ی میز و صندلی با فضای کاری که ما در اختیار داریم ، متناسب باشد . چیدمان خیلی حجیم ، فضای زیادی را اشغال می کند . با فضای کم باقیمانده ، کارمندان قادر نخواهند بود که به راحتی در اطراف میز حرکت کنند . بنابراین باید ابعاد محل کار خود را بدانید و سعی کنید آن را بزرگ تر جلوه دهید . نحوه ی طراحی مبلمان اداری می تواند محل کار شما را جادارتر و بزرگ تر نشان دهد . نتیجه ی نهایی این است که شرکت خود را با اقلام مناسب مبله کرده و فضای کافی هم برای رفت و آمد کادر خود در نظر بگیرید تا کارمندان بتوانند به راحتی کار خود را به انجام برسانند .

انواع مختلفی از اقلام اداری وجود دارد اعم از کوچک و بزرگ . مهم نیست که شما در نهایت چه نوع مبلمانی را انتخاب می کنید . به هر حال اطمینان حاصل کنید که این مبلمان در شرکت خوب هستند . محصولات موجود در شرکت نباید به گونه ای باشد که فضای شرکت به نظر شما تنگ و شلوغ بیاید و شما احساس ناراحتی کنید . بنابراین باید چه کرد ؟ در انتخاب هم اندازه و ابعاد شرکت مهم است و هم اینکه که کار در این شرکت انفرادی است و یا گروهی . طراحی و ساخت مبلمان اداری نکته ی دیگری است که از نظر زیبایی شناسی باید در نظر گرفته شود . شرکتی با طرح مینیمالیستی باید با مبلمان مناسب خود تجهیز شود . علاوه بر این اگر فعالیت شرکت با تکنولوژی بالا انجام می شود ، مبلمان هم باید این را تأیید کند .

5 –  ارزش زیباشناسی و هویت برند

محصولی را خریداری کنید که به زیبایی محیط کار شما بیفزاید . طراحی و ساخت مناسب مبلمان اداری خوب باعث حسن خلق شده ، استرس را کاهش داده و باعث افزایش کارایی می شود .

برای انجام طراحی خوب ، داشتن اطلاعات کمی در مورد روانشناسی رنگ ها ، یک مزیت است . برای مثال ، اگر می خواهید فضای شرکت شما جوی خلاقانه و پر از انرژی داشته باشد ، از رنگ نارنجی استفاده کنید . اگر می خواهید جوی سرشار از آرامش و کاردانی داشته باشید ، در ترکیب خود از رنگ آبی استفاده کنید . به هر حال ، موقع انتخاب رنگ های متنوع و گوناگون به آن فکر کنید . اگر شما ترکیب متضادی از رنگ ها را در شرکت داشته باشید ، به هویت شرکت آسیب رسانده ، و ممکن است برای کارمندان و هر نظاره گری ایجاد سردرد کند .

علاوه براین ، مبلمان را صرفا به دلیل این که رنگ یا طرح آن را دوست دارید ، انتخاب نکنید . انتخاب شما بهتر است به گونه ای باشد که با هویت و یا شخصیت اداری شما سازگار باشد . دکوراسیون شما باید علاوه بر زیبایی و راحتی باید بازگوکننده ی هویت و فرهنگ شرکت شما باشد .

6 – تمیز تحویل دادن محصولات تولید شده

اگر خرید شما دارای استانداردهای لازم باشد ، یعنی پنج فاکتوری را که در بالا ذکر شد داشته باشد ، قدم بعدی ، خرید مبلمان اداری است . به خاطر داشته باشید که قبل از انتقال اجناس به داخل شرکت ، کاملا آن را تمیز کرده و مطابق اصول بهداشتی بسته بندی کنید . مبلمان تمیز ، دفتر کار تمیزتر و سالم تری را می سازد ، و این خود باعث بیماری کمتر و غیبت کمتر خواهد شد . فراهم کردن بهترین و مناسب ترین مبلمان احتمالا وظیفه ی مدیریت است . در واقع این مطلب ساده ای نیست . چیزهای زیادی باید در نظر گرفته شود تا فضای شرکت واقعا برای شما راحت باشد .

برنامه خرید

خرید مبلمان اداری تجاری به اندازه راه اندازی نرم افزار یا سخت افزار جدید نیاز به کوشش پیوسته دارد . این کار سرمایه گذاری برای کارکنانتان است . نکاتی که باید در نظر بگیرید شامل دو سوال در مورد کاربرد هستند : چند وقت یک بار؟ و توسط چه کسی؟ پاسخ به این سوالات به شما ایده هایی کلی در مورد برنامه ریزی بلند مدت و کوتاه مدت می دهد .

زمان آزمایش

امتحان کردن قبل از خرید هم صادق است . امتحان کردن باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه می شود و به علاوه می توانیم بازخورد کارکنان را نیز ببینیم .

چیزهایی که باید در هنگام خرید در نظر گرفت

برنامه ریزی فرایند

سفارش جدید ممکن است بیشتر از حد انتظار طول بکشد . خرید محصولات اداری به راحتی خرید مبلمان خانگی از نزدیک ترین فروشگاه نیست . نمی توان به سادگی جستجو کرد اقلام را روز بعد تحویل گرفت .

محل کار خود را مشخص کنید

جای گیری مبلمان را می توان طوری شخصی سازی کرد که در هر فضایی جا بگیرد . استفاده از یک طراح و یا برنامه ریزی برای فضا بسیار سودمند است و نقشی کلیدی در این تجربه ایفا می کند .

نکاتی که باید در فضای کنونی خود بازتاب دهید:

  • آیا افراد خاصی باید نزدیک به دیگران باشند ؟
  • آیا تجهیزات خاصی باید در دسترس همه باشند ؟
  • آیا به سالن اجتماعات کوچکتر یا بزرگتری نیاز دارید ؟
  • آیا سازمان کارکنان را به همکاری تشویق می کند ؟
  • آیا فضاهایی برای کارهای متمرکز در دسترس هستند ؟

تکنولوژی

اکثر محصولیکه شما می خرید ، تا پانزده الی بیست سال دیگر برای شما کار خواهند کرد . با این حال تکنولوژی که سازمان شما استفاده می کند در حال تغییر همیشگی است و هیچ گاه ثابت نمی ماند .

مطمئن شوید که طرح شما می تواند با تغییرات وفق پیدا کنند .

کامپیوتر ها و سخت افزارهای آن ها در حال کمرنگ شدن و ناپدید شدن از بخش قابل دید دفتر ها هستند . می توانیم محصولاتی مثل دیوارهای قابل انتقال “ان اکس تی والز” را مثال بزنیم که به خاطر گنجایششان در زمینه تطابق با تکنولوژی و دسترسی مناسب به انرژی روز به روز مهم تر می شوند .

کیفیت

همه به دنبال کیفیت و قیمت مناسب به صورت همزمان هستند . وقتی بحث دکوراسیون اداری می شود ، این موضوع بیشتر از مثبت بودن منفی در نظر گرفته می شود . ما باور داریم که این به خاطر این است که خرج محصولات اداری بالا است و به عنوان کالای مصرفی به شمار می رود ، یعنی فقط یک میز است یا فقط یک صندلی است .

تفکرات این چنینی باعث خرید کم کیفیتی می شود که بعد از چند سال از بین می روند و نیاز است که برای جایگزین کردن آن ها مجددا خرید کرد .

زمان درست خرید چه موقع است؟

اگر پاسخ شما به هر کدام از سوالات زیر بله باشد ، پاسخ احتمالا همین الان است:

  • آیا مبلمان کنونی شما نقصی دارد و برای جریان کاری کارکنان شما مشکلی ایجاد می کند؟
  • آیا مبلمان شما تبدیل به یک خطر شده است ؟ آیا خراب شده؟ یا برای کارکنان شما خطرناک است؟ آیا طبق ارگونومی بدن نیست ؟
  • آیا طرح شما جلوی همکاری بین کارکنان و بخش های مختلف را می گیرد ؟
  • آیا تکنولوژی از شرکت شما پیشی گرفته است و جلوی رشد کسب و کار شما را گرفته است ؟

چیزهایی که در حین خرید باید از آن ها اجتناب کنید :

فاکتورهای زیادی وجود دارند که باید در نظر بگیریم . بیایید نگاهی به لیستی از اشتباهات رایج شرکت ها بیاندازیم :

زیبایی شناسی در برابر کاربرد

ظاهر محصولات اداری یک فاکتور مهم است ، اما هیچ چیز نباید راحتی و سلامتی کارکنان و محیط کاری شما را خراب کند . مبلمان اداری زیبایی که کاربردی و راحت نیستند هیچ معنایی ندارند.

تکرار خرید متوسط کیفیت سازمان شما را مشخص می کند . خرید با کیفیت باعث ارتباط بیشتر با سهام داران و شراکت بیشتر با آن ها می شود . محصولی را بخرید که هزینه های بلند مدت را به حداقل می رسانند .

مواردی که باید در هنگام خرید مبلمان اداری از آن پرهیز کرد :

فراموش کردن کارمندانتان :

آسایش و راحتی مسائل فردی هستند ، بنابراین نیازهای کارمندانتان را همیشه مد نظر قرار دهید . این شامل نیاز های فیزیکی ( مبلمان برای آدم های قد بلندتر یا کوتاه تر ) ، روش کاری (اشتراکی / فردی) وظایف و مسئولیت ها (به کشوی بیشتری نیاز دارند ؟ میز اداری بزرگ تر ؟)

فدا کردن کیفیت به خاطر صرفه جویی در هزینه ها :

خرید خوب امروز، شاید بعدا خرید بدی از آب در بیاید، بنابراین هنگام بررسی گزینه های پیش روی خودتان، دید بلند مدت داشته باشید. معمولا چقدر این مبلمان دوام خواهند آورد و در مدت استفاده ، چقدر به درد بخور خواهند بود ؟

نادیده گرفتن سبک:

در عین حال که راحت بودن یک اولویت اصلی است ، میز و صدلی شما بیان کننده سبک کسب و کار شما است . اگر می خواهید وسیله ای بخرید که برای فضای ورود مشتریان استفاده می شود ، به هماهنگی بصری آن قطعه با سبک فضای کاری نیز فکر کنید ، یک وسیله خیلی ارزان قیمت می تواند بشکل ناجوری توی ذوق بزند .

خرید وسیله بدون امتحان کردن آن :

خرید آنلاین خیلی خیلی راحت هست ولی هیچ چیز بهتر از نشستن روی صندلی یا پشت میز کار قبل از خرید آن نیست . به دنبال فروشگاه های واقعی و نه مجازی ، باشید که مجموعه کاملی از گزینه ها پیش روی شما قرار می دهند و مطمئن شوید که مبلمانی می خرید که دوستش خواهید داشت .

به هنگام باید دنبال چه چیزی باشید ؟

حالا که اصول کار را یاد گرفته اید ، حالا وقت آن است که در جزئیات دقیق شوید . در یک صندلی یا میز اداری باید به دنبال چه باشید ؟ آیا بعضی ویژگی ها مهم تر از بقیه هستند ؟ پیش از شروع خریداین نکات را به خاطر بسپرید :

 ارگونومی:

محصولاتی با قابلیت تنظیم از نظر ارتفاع ، عرض و شیب برای راحتی بیشتر (صندلی های ارگونومیک ، میز های ایستاده) با حمایت مناسب از پشت و پاها .

زیبایی شناسی :

سبک های متناسب با طراحی دفتر شما (رسمی در برابر غیر رسمی ، سنتی در برابر مدرن) رنگ ها و موادی که تکمیل کننده ی دکور شما باشد ( مبلمان سفید، یک انتخاب عاقلانه هست )

قابل تنظیم بودن و کاربری آسان :

محصولاتی که برای محدوده های مختلف سایز فیزیکی افراد قابل تنظیم هستند ( پد صفحه کلید ، پایه مانیتور) محصولاتی که برای بیش از یک کار مورد استفاده قرار می گیرند (مثل میز های قابل استفاده برای جلسات ، میز نهار خوری ، میز ورزش و میز نمایش کارها )

معروفیت برند لوازم :

یک شرکت قابل اعتماد ارائه دهنده محصولاتی با کیفیت خوب و با گارانتی مناسب و تضمین برگشت کالا و همچنین دارای حس مسئولیت پذیری زیست محیطی.