مقالات

آخرین مقالات

11 ارديبهشت

بیست و یک نکته برای مدیریت زمان و به کارگیری خلاقیت

هوشمندانه تر کار کنید نه سخت تر

جردن بیتس
8 بهمن 1393

خلاصه

"هرگز از کمبود وقت شکایت نکنید. شما در زندگی خود دقیقا همان تعداد ساعاتی را دارید که افراد مشهوری مثل هلن کلر، پاستور، مایکل آنجلو، مادر ترزا، لئوناردو داوینچی، توماس جفرسن و آلبرت اینشتین داشته اند." جکسون براون
افراد زیادی در جامعه ی ما هستند که بیش از حد فعالیت می کنند؛ شما مطمئنا در اطراف خود افرادی را می بینید که به سرعت از کاری به کار دیگر می پردازند، همیشه مشغولند: ایمیل خود را کنترل می کنند، تلفنی صحبت می کنند، برای انجام کارهای مختلف هماهنگی می کنند، سفارش می دهند و ..و...کارهای مختلف دیگر. اغلب این افراد بر این باور هستند که مشغول بودن و سخت کارکردن برای دستیابی به موفقیت لازم است.
این فکر می تواند تا حدی درست باشد ولی اغلب به مشغولیت بدون تفکر منجر می شود یعنی احساس نیاز همیشگی برای انجام کار و تمایل برای صرف وقت و در واقع هدر دادن وقت برای کارهای پیش پا افتاده.
به جای این که این گونه رفتار کنید، بهتر است کارها را به نحو دیگری انجام دهید.
هوشمندانه تر کار کنید، نه سخت تر
ضرب المثلی قدیمی داریم که می گوید، " هوشمندانه تر کار کنید نه سخت تر". این ضرب المثل در انجام همه ی کارها باید سرلوحه باشد. به جای این که ماشینی به انجام وظایف فکر کنیم، بهتر است سعی کنیم متفکر باشیم و همیشه از خود سؤال کنیم که آیا می شود کاری را با کارایی بیشتری انجام داد و یا این که به کلی انجام نداد.
مدیریت زمان به این معنی نیست که در برنامه ی روزانه ی خود کارهای بیشتر و بیشتری بگنجانیم، بلکه به این معنی است که کارها را ساده تر و سریع تر انجام دهیم و استرس را از خودمان دور کنیم. به این معنی است که جای بیشتری در زندگی خود باز کنیم تا برای ارتباط با مردم، تفریح و استراحت، زمان بیشتری داشته باشیم.
به شما قول می دهم در طول یک روز شما می توانید به هر کاری که علافه دارید، برسید. با برنامه ریزی و نظم می توانید وقت کافی برای هر کاری پیدا کنید.

21 نکته برای مدیریت زمان

در زیر لیستی از 21 نکته فهرست شده است که شما را برای مدیریت بهتر زمان راهنمائی خواهد کرد.
مهم: نکات و ترفندهای زیادی برای مدیریت زمان با کارایی بالا وجود دارد. در اینجا نکاتی لیست شده است که به نظر من مفید می آیند، اما ممکن است این موضوع برای افراد دیگر متفاوت باشد.

1. اول کارهای مهم تر را انجام دهید.

این اصل در واقع قانون طلایی مدیریت زمان است. هر روز، دو سه وظیفه ای که می دانید مهم ترین هستند را در نظر بگیرید و ابتدا آنها را انجام دهید.
با انجام کارهای مهم تر، آن روز برای شما موفقیت آمیز بوده است. سپس می توانید به کارهای دیگر بپردازید و یا این که آنها را به فردا موکول کنید. مهم این است که اصل کار را انجام داده اید.

2. "نه" گفتن را یاد بگیرید

اگر همیشه مجبور باشید در زمانی که در اختیار دارید کارهای متعددی انجام دهید، کم کم یاد می گیرید که چگونه زمان خود را مدیریت کنید که کار بزرگی خواهد بود.
به هر حال، ممکن است در این کار زیاده روی کنید. در جایی، شما لازم است یاد بگیرید که فرصت های خود را محدود کنید. وقت خود را بر روی اهدافی متمرکز کنید که واقعا برای شما مهم هستند و می دانید که برای انجام آن ها وقت کافی دارید.

3. در شبانه روز حداقل 7 تا 8 ساعت بخوابید.

برخی گمان می کنند با کم کردن مدت زمان خواب و اضافه کردن همان وقت به زمان کار و فعالیت، می توانند کار بیشتری انجام دهند. اما این موضوع صحت ندارد.
اکثر افراد برای این که بدن و ذهن آنها از سلامت کافی برخوردار باشد و بهترین کارکرد را داشته باشد، به هفت تا هشت ساعت خواب در شبانه روز احتیاج دارند. با داشتن خواب کافی، شما تأثیر آن را در بدن خود احساس می کنید. به بدن خود توجه کنید و ارزش خواب را دست کم نگیرید.

4. تمرکز کلی خود را بر روی کاری که مشغول آن هستید بگذارید.

همه ی پنجره ها به جز پنجره ای که دارید روی آن کار می کنید را ببندید. تلفن خود را دورتر قرار داده و زنگ آن را قطع کنید. جای ساکتی را برای کار خود در نظر بگیرید و یا به موسیقی گوش دهید البته اگر به شما در انجام کارتان کمک می کند (خود من ترجیح می دهم وقتی که مشغول نوشتن هستم، به موسیقی کلاسیک و صدای طبیعت گوش دهم).
فقط روی کاری که مشغول آن هستید، تمرکز کنید. هیچ چیز دیگری نباید وجود نداشته باشد. خود را غرق کار کنید.

5. روز خود را زود شروع کنید.

تقریبا همه ی ما دچار این وسوسه می شویم که شروع روز خود را به تعویق بیندازیم. این به نظر آسان می آید و شما همیشه در نهایت هم همین کار را می کنید.
اگر روز خود را زودتر شروع کنید، خیلی بهتر خواهد بود و کمتر دچار استرس می شوید. اگر فقط تصمیم بگیرید که مطمئنا این کار را انجام دهید، آنقدرها هم که به نظر می رسد، مشکل نیست.

6. اجازه ندهید که جزئیات بی اهمیت، وقت شما را بگیرد.

ما اغلب با پرداختن به جزئیات کوچک، اجازه می دهیم که پروژه ها بیش از حد طولانی شوند. از آن جایی که من همیشه یک کمال گرا بوده ام، این مورد همیشه گریبان گیر من بوده است.
اگرچه می توانم وسوسه ی چک کردن مرتب آنچه که تا به حال انجام داده ام را از خود دور کنم ولی بهتر است که کار را پیش ببرم و پس از تکمیل آن موارد را بار دیگر مرور کنم.

7. وظایف کلیدی را به عادت تبدیل کنید.

نوشتن برای من یک وظیفه ی همیشگی است. من همیشه مشغول نوشتن بوده ام، در مدرسه، کار، مؤسسات دانشجویی، وبلاگ و غیره. من احتمالا 5000 تا 7000 کلمه در هفته می نویسم.
حجم مطالبی که من هر روز می نویسم، ممکن است برای خیلی از افراد زیاد به نظر برسد، اما برای من کاملا طبیعی است، زیرا به صورت عادت در آمده است. مدت زمان زیادی است که نوشتن برای من به صورت کار مهمی در آمده است که هر روز باید انجام شود.
من به ندرت این قانون را می شکنم و ذهن من همیشه عادت دارد که درگیر نوشتن شود و این کار برای من طبیعی و لذت بخش شده است. آیا می توان کارهای دیگر را هم به صورت مشابه انجام داد؟

8. در مورد مدت زمان تلویزیون، اینترنت و بازی مراقب باشید.

زمانی که صرف توئیتر یا بازی یا تماشای تلویزیون و فیلم می شود می تواند یکی از بزرگترین عوامل کاهش دهنده ی کارایی باشد.
پیشنهاد می کنم مراقب زمانی که صرف این کارها می کنید، باشید. انجام این کار بسیار ساده است. توجه به این مطلب که این تفریحات چطور وقت شما را از بین می برند، باعث می شود که شما به تدریج زمانی را که صرف آنها می کنید، کاهش دهید.

9. برای تکمیل یک کار، بازه ی زمانی تعیین کنید.

به جای این که آنقدر روی یک پروژه کار کنید تا تمام شود، باید برای تکمیل کار زمان خاصی را در نظر بگیرید، مثلا با خود قرار بگذارید که "من سه ساعت روی این پروژه کار می کنم."
تعیین حد زمانی باعث تمرکز بیشتر و در نهایت کارایی بیشتر شما می شود حتی اگر مجبور شوید که در صورت لزوم، زمان بیشتری را به آن اختصاص دهید.

10. بین کارها فاصله ای برای تنفس در نظر بگیرید.

وقتی که ما از یک کار سریعا به کار دیگری مشغول می شویم، مشکل است که ارزش کار خود را درک کنیم و تمرکز و انگیزه ی خود را حفظ کنیم.
فاصله ای که بین کارها برای خود در نظر می گیریم، می تواند برای مغز ما مثل تنفس هوای تازه باشد. در زمان تنفس می توانید یک پیاده روی کوتاه داشته باشید، مدیتیشن انجام دهید و یا ورزش دیگری برای پاک سازی و آرامش ذهن انجام دهید.

11. به لیست تمام کارها فکر نکنید.

در این نقطه از زمان، همه ی آنچه که شما باید انجام دهید این است که فقط بر روی کاری که در پیش روی شما قرار دارد، تمرکز کنید. اکنون و در حال حاضر، فقط به این کار فکر کنید. یک گام بردارید و سپس به خود تنفس بدهید.

12. ورزش کنید و غذای سالم بخورید.

مطالعات بی شماری روش زندگی سالم را با میزان راندمان کاری مرتبط دانسته اند. ورزش کردن و خوردن غذاهای سالم هم درست مثل خواب کافی، در افزایش انرژی شما مؤثر است، باعث پاک سازی ذهن شده و به شما این امکان را می دهد که خیلی راحت تر تمرکز کنید.

13. کار کمتری انجام دهید.

این تاکتیکی است که به وسیله ی یکی از وبلاگ نویسان محبوب به نام لئو بابائوتا توصیه شده است. اساسا انجام کار کمتر بهترین راهکار برای انجام کارهای مهم است.
خونسرد باشید و با آرامش ببینید چه کاری باید حتما انجام شود و سپس بر روی آن تمرکز کنید.
بهتر است چند کاری را که ارزش بیشتری دارند و احتمالا تعداد آنها زیاد نیستند انجام دهید تا این که کارهای زیادی را انجام دهید که ارزش چندانی ندارند.

14. در آخر هفته ها زمان کمی را به کار اختصاص دهید.

انجام کار مختصری در تعطیلات آخر هفته می تواند حجم کاری را در طول هفته کم کند. روزی 2 تا 4 ساعت کافی است. شما همچنان وقت آزاد کافی برای فعالیت های دیگر دارید.

15. سیستم های سازمان دهی ایجاد کنید.

منظم بودن موجب می شود که در زمان کمتری بتوانید کار محوله را انجام دهید. در عین حال، لزومی هم ندارد که منظم ترین فرد روی زمین باشید. استفاده از سیستم هایی که برای این منظور استفاده می شوند، پیچیده نیستند.
سیستمی برای بایگانی فایل ها ایجاد کنید. اطمینان داشته باشید که در فضای شما برای ذخیره شدن هر چیزی جا وجود دارد. اگر نمی خواهید ایمیلی را دریافت کنید، کافی است اشتراک خود را لغو کنید.

16. در زمان انتظار خود کاری انجام دهید.

مواقعی وجود دارد که وقت شما هدر می رود در حالی که هیچ کاری انجام نمی دهید. اتاق های انتظار، ایستادن در صف، زمان صرف شده در مترو، زمانی که روی اسکی فضایی در کلاس بدن سازی صرف می کنید و غیره.
کارهایی را برای این مواقع در نظر بگیرید. من در این مواقع مطالعه می کنم. بنابراین، من همیشه دم دست مطلبی برای خواندن دارم تا هر جا که منتظر شدم بتوانم مطالعه کنم.

17. خود را در جایی حبس کنید.

اگر چیزی برای حواس پرتی نباشد، هیچ بهانه ای هم وجود ندارد. گاهی اوقات، تنها راهی که من می توانم کارم را انجام دهم، این است که تنها در محیطی بسته مثلا یک اتاق مجزا و دور از هر گونه عامل حواس پرتی باشم. اگر شما هم مثل من هستید، آن را دریابید و به همین نحو عمل کنید.

18. طبق برنامه ی خود عمل کنید تا بتوانید کاری را پیش ببرید.

من قبلا به این موضوع اشاره کرده بودم، اما ارزش تکرار کردن را دارد. بعد از برنامه ریزی طبق برنامه پیش بروید و آن را تغییر ندهید.
اراده ای قوی داشته باشید، متعهد باشید و حرفه ای عمل کنید و طبق برنامه پیش بروید. اراده ی قوی برای انجام کاری که تصمیم گرفته اید، شما را به هر جایی می برد.

19. کارهای مشابه را با هم دسته بندی کنید.

فرض می کنیم که در طول یک آخر هفته شما باید دو تا تکلیف برنامه نویسی انجام دهید، سه مقاله بنویسید و دو ویدیو بسازید. به جای این که این کار را به هر طریق که می خواهید انجام دهید، بهتر است کارها را دسته بندی کنید و به ترتیب آنها را انجام دهید.
کارهای مختلف نیازمند انواع مختلف تفکر می باشند، بنابراین منطقی است که کارهایی را که نیازمند فکرهای مشابه می باشند پشت سر هم انجام دهیم تا این که بی جهت از یک نوع کار به کار متفاوت دیگری تغییر فعالیت دهیم.

20. زمانی را برای آرامش و سکوت در نظر بگیرید.

در دنیای پر سرعت امروز، افراد زیادی وقتی برای سکوت و آرامش ندارند. با این وجود، این به نظر خارق العاده می رسد که تمرین برای کسب آرامش چقدر می تواند کمک کننده باشد. فعالیت و عدم فعالیت هر دو نقش های کلیدی در زندگی ما بازی می کنند.
پیدا کردن زمانی در زندگی برای سکوت و دست کشیدن از فعالیت، باعث کاهش نگرانی می شود و به شما نشان می دهد که هیچ احتیاجی به عجله و شتاب نیست. همچنین کار برای شما آسان تر و لذت بخش تر می شود.

21. چیزهای غیر ضروری را حذف کنید.

این موضوع پیش از این هم ذکر شده بود، اما به دلیل اهمیتی که دارد، دوباره تکرار شده است.
زندگی ما پر از چیزهای زائد و غیر ضروری است. با تشخیص و حذف این موارد بیشتر می توانیم به موارد مهم و ضروری بپردازیم.

نکته ی مهم و نهایی ( بهترین نکته)

اگر قرار باشد فقط یک مطلب از این مقاله را به خاطر بسپارید، بهتر است این موضوع باشد:

از انجام کار لذت ببرید. کار باید برای شما مثل یک بازی باشد.

ما چنان درگیر کار شده ایم که فراموش می کنیم از آنچه که انجام می دهیم لذت ببریم. حتی وقتی که بر کار هوشمندانه ای تمرکز می کنیم، بیش از حد درگیر مبحث انجام کار می شویم.
این نباید به هیچ وجه موضوع اصلی باشد. همیشه از خود بپرسید: چگونه می توانم از انجام کارها بیشتر لذت ببرم؟
باید کارهای خود را به نحوی تنظیم کنید که از زندگی روزانه ی خود حتی موقع کار، لذت ببرید. ممکن است فکر کنید که رؤیایی به نظر می رسد، اما بدانید که غیر ممکن نیست. کنجکاو باشید. با آغوش باز به استقبال فرصت ها بروید. از خودتان شناسایی خوبی داشته باشید. آرزوهای خود را عملی سازید، آن وقت خواهید دید که چیزهای خیلی خوبی اتفاق خواهد افتاد.
منبع:http://www.creativitypost.com/create/work_smarter_not_harder_21_time_management_tips_to_hack_productivity
  • Rating
  • 565 دفعات بازدید